Description

Derrière HelloBackup, c'est moi, Élodie, Office Manager freelance basée à Bordeaux, avec un parcours riche et résolument atypique !

Après avoir exploré et géré une multitude de fonctions, de l'administratif à la relation client, en passant par l'optimisation des processus et la gestion événementielle associative, j'ai acquis un bagage d'expériences puissant. Dont 5 ans en centre de formation avec une expertise solide sur les financements (CPF, OPCO, France Travail, Transition Pro) et la gestion du parcours apprenant de A à Z.

Ces compétences transversales sont aujourd'hui la colonne vertébrale d'HelloBackup.

Ma mission est simple : mettre cette expertise au service des entrepreneurs, artisans et freelances qui veulent reprendre le contrôle de leur organisation sans se perdre dans la complexité.

HelloBackup va bien au-delà d'un simple service d'assistance administrative : je suis ta partenaire de gestion et ton assistante sur-mesure, là pour optimiser ton organisation, te faire gagner un temps précieux et renforcer ton image professionnelle.

Avec mon expertise en gestion de projet, structuration de process, outils digitaux et relation client, je t'accompagne pour :

- Sécuriser ta trésorerie en relançant la facturation et en suivant ton administratif.

- Éviter les erreurs et complications en montant tes dossiers de financement et en les mettant en conformité.

- Assurer un support client multicanal fluide et réactif.

- Organiser et coordonner des événements professionnels sans stress.

- Optimiser tes processus pour plus de clarté et d'efficacité.

- Valoriser ton activité et ton image via des supports et des contenus visuels (LinkedIn, réseaux sociaux, Google My Business).

HelloBackup, c'est la solution qui te permet de déléguer en toute confiance, avec une approche personnalisée et une expertise adaptée à tes besoins.

Contacte moi pour un échange de 20 min et discutons de la manière dont HelloBackup peut devenir ta solution de gestion sans stress.

Domaines d’expertise

Langues

Français
Bilingue ou natif
Anglais
Capacité professionnelle limitée
Espagnol
Notions

Préférences en matière de lieu de travail

En télétravail uniquement

Travaille majoritairement à distance

HelloBackup
Office Manager
janvier 2026 - Aujourd'hui (5 mois)
Bordeaux, France
HelloBackup : Votre partenaire de gestion complet. Moi, Élodie, j'allège votre charge mentale sur le plan professionnel et personnel, pour que vous vous concentriez sur l'essentiel.

1. Finances, Facturation & Conformité : J'assure la santé financière et la conformité de votre activité
✔Sécurisation des Encaissements : Relance des factures impayées, mise en place d'échéanciers et récupération des sommes dues ("aller chercher l'argent qui est dehors").
✔Financements : Accompagnement pour le montage de dossiers de financement (OPCO, CPF) et soutien à la facturation des formations.

2. Organisation, RH & Logistique : Je structure votre activité pour la croissance et gère vos opérations et fonctions support
✔Structuration & RH : Création de processus clairs, suivi des indicateurs clés, soutien aux projets (cahier des charges, suivi), et gestion administrative du personnel
✔Dossiers Clés : Gestion et compilation de documents pour les dossiers administratifs
✔Logistique : Gestion des agendas, recherche de fournisseurs, coordination d'événements, déplacements et déménagements

3.Visibilité & Relation Client : J'aide à construire une présence en ligne solide et fidélise vos clients
✔Identité en ligne : Audit de cohérence, vérification des liens, optimisation des fiches
✔Relation Client : Mise en place d'un CRM, création de newsletters, gestion du support multicanal et des réclamations.

4. Support Client & Opérations Quotidiennes : Je gère les transactions courantes et le suivi client :
✔Gestion Quotidienne : Suivi et mise à jour des dossiers clients, traitement des transactions et opérations courantes.
✔GRC : Assistance support multicanal, gestion des réclamations et création de bases de connaissances.

5.Assistance Personnelle : Je prends en charge vos démarches pour une véritable tranquillité d'esprit
✔Gestion des dossiers administratifs personnels (retraite, assurances).
✔Organisation de voyages et gestion de cadeaux.
Facturation présence en ligne Service client assistance administrative OPCO
YouSchool
Responsable assistance technique & service client
EDUCATION & E-LEARNING
juillet 2023 - septembre 2025 (2 ans et 2 mois)
Bordeaux, France
Mes missions principales consistaient à assurer la continuité et l'efficacité du support technique pour les équipes et les clients, en gérant le cycle de vie complet des incidents et en participant activement à l'amélioration des processus.

Gestion de l'assistance et du support (Niveaux 1 & 2) :
- Prise en charge et analyse des remontées d'incidents via "Freshdesk", email et téléphone.
- Diagnostic des problèmes (technique ou d'usage) et résolution de niveau 1 et 2.
- Coordination avec les services compétents pour le suivi des incidents complexes et la validation des solutions.

Amélioration continue des processus :
- Identification des problèmes récurrents pour proposer des "améliorations opérationnelles".
- Rédaction de "cahiers des charges" et pilotage de la réalisation de nouvelles fonctionnalités ou d'outils (par exemple, sur Diabolocom).
- Réalisation de "tests de validation" pour assurer la conformité aux spécifications.
Analyse de données et Reporting :
- Création de tableaux de bord et de KPI sur Diabolocom pour l'analyse de performance.
- Préparation et intégration de données (fichiers CSV) pour optimiser les outils existants.

Formation et documentation :
- Création et animation de supports de formation pour l'intégration des nouveaux collaborateurs.
- Documentation des procédures internes pour capitaliser sur les connaissances et faciliter la prise en main des outils.
Diabolocom Gestion des incidents Cahier des charges Freshdesk Gestion de projet
YouSchool
Responsable du service financement
EDUCATION & E-LEARNING
mai 2020 - juillet 2023 (3 ans et 2 mois)
Cenon, France
J'ai géré le cycle de vie complet du service de financement, du développement initial jusqu'au management d'équipe, en mettant l'accent sur l'optimisation des processus et la performance opérationnelle.

Gestion de l'activité et des partenariats :
- Accompagnement des apprenants dans le montage de leurs dossiers de financement (CPF, OPCO, France Travail, etc.).
- Veille stratégique sur les financements disponibles et les tendances du marché pour optimiser le positionnement de nos formations.
- Mise à jour des supports de formation et des procédures internes en fonction des évolutions réglementaires et techniques.

Management et performance d'équipe :
- Encadrement et formation d'une équipe de 4 agents, assurant un soutien quotidien et un renfort opérationnel.
- Contrôle de la qualité des saisies et des traitements pour garantir l'efficacité du service.
- Création et suivi de reportings réguliers pour analyser la performance de l'équipe et des processus.

Optimisation des outils et des processus :
- Participation à l'évolution des outils et à l'automatisation des tâches via Diabolocom et le CRM interne.
- Réalisation de tests utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités et remontée des anomalies techniques de niveau 1.
- Mise en place d'un processus de suivi des apprenants pour renforcer leur engagement.
OPCO Financement EDOF CPF KPI