Description

👋 Bonjour, je suis Glow, fondatrice de VirtuGest, un service d’assistance administrative à distance.

J’accompagne les entrepreneurs, indépendants et petites entreprises dans la gestion de leurs tâches administratives, pour leur faire gagner du temps et simplifier leur quotidien.

💼 Services proposés :

Création et suivi de devis / factures

Relances clients et suivi des paiements

Gestion d’agenda, mails et dossiers

Classement, archivage et mise à jour de documents

Assistance ponctuelle ou à long terme selon vos besoins

🤝 Mes engagements :

Confidentialité totale des données

Adaptation à vos outils et méthodes internes

Collaboration fluide, claire et réactive

🌐 Découvrez plus sur

📩 Disponible pour de nouvelles missions à distance.

Domaines d’expertise

Langues

Français
Bilingue ou natif
Anglais
Bilingue ou natif

Préférences en matière de lieu de travail

En télétravail uniquement

Travaille majoritairement à distance

Sax depann
Assistante administrative comptable
AUTOMOBILE
mai 2025 - Aujourd'hui (1 an et 1 mois)
Dammarie-les-Lys, France
Créer et suivre les dossiers sinistres en lien avec les compagnies d’assurance.
• Collecter et vérifier les pièces nécessaires (expertise, constat, devis, photos).
• Transmettre les rapports d’expertise et obtenir les accords de réparation.
• Effectuer le suivi des facturations et paiements des assurances.
• Suivi administratif interne
• Planifier les rendez-vous d’expertise et organiser les réparations.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers (clients, assurances, expertises).
• Gérer les commandes de pièces détachées et contrôler les bons de livraison.
• Facturation et encaissement
• Établir les factures clients et assurances.
• Effectuer le suivi des règlements et relances si nécessaire.
• Coordination avec les équipes techniques
• Transmettre les ordres de réparation et suivre l’avancement des travaux.
• Communiquer avec les carrossiers, peintres et mécaniciens pour respecter les délais.
• Suivi des agréments et relations avec les compagnies d’assurance
• Mettre à jour les documents nécessaires aux agréments (conventions, audits, certifications).
• Veiller au respect des procédures imposées par les assurances partenaires.
• Tâches administratives diverses
• Gestion du courrier et des emails professionnels.
• Mise à jour des outils informatiques (logiciels garage, tableau de suivi).
• Préparer les reportings d’activité pour la direction (volume de dossiers, délais, satisfaction client).
Gestion de projet Réseaux sociaux Gestion vente assistance administrative
Lyscar
Assistante administratif comptables
AUTOMOBILE
mai 2025 - juillet 2025 (2 mois)
Melun, France
Créer et suivre les dossiers sinistres en lien avec les compagnies d’assurance.
• Collecter et vérifier les pièces nécessaires (expertise, constat, devis, photos).
• Transmettre les rapports d’expertise et obtenir les accords de réparation.
• Effectuer le suivi des facturations et paiements des assurances.
• Suivi administratif interne
• Planifier les rendez-vous d’expertise et organiser les réparations.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers (clients, assurances, expertises).
• Gérer les commandes de pièces détachées et contrôler les bons de livraison.
• Facturation et encaissement
• Établir les factures clients et assurances.
• Effectuer le suivi des règlements et relances si nécessaire.
• Coordination avec les équipes techniques
• Transmettre les ordres de réparation et suivre l’avancement des travaux.
• Communiquer avec les carrossiers, peintres et mécaniciens pour respecter les délais.
• Suivi des agréments et relations avec les compagnies d’assurance
• Mettre à jour les documents nécessaires aux agréments (conventions, audits, certifications).
• Veiller au respect des procédures imposées par les assurances partenaires.
• Tâches administratives diverses
• Gestion du courrier et des emails professionnels.
• Mise à jour des outils informatiques (logiciels garage, tableau de suivi).
• Préparer les reportings d’activité pour la direction (volume de dossiers, délais, satisfaction client).
Gestion de projet Marketing
HTLfrance
Assistante administrative
janvier 2020 - janvier 2025 (4 ans et 11 mois)
Gestion administrative quotidienne
-Création et mise à jour des dossiers clients (commandes, SAV, livraisons)
-Rédaction et envoi des devis, bons de commande, factures
-Suivi des livraisons (coordination avec les transporteurs si besoin)
-Gestion des e-mails clients : informations, réponses aux demandes, suivi d’état de commande
-Archivage numérique des documents (factures, contrats, livraisons…)

Relation client / service après-vente
-Relance clients pour confirmation de commande, de paiement ou de livraison
-Préparation de messages automatiques (réception commande, envoi en cours, avis post-livraison)
-Suivi des demandes de retour, échanges ou litiges
-Interface avec les équipes commerciales ou logistiques

Gestion commerciale à distance
-Suivi des ventes en ligne (site e-commerce, marketplace, etc.)
-Mise à jour de tableaux de bord : ventes, livraisons, remboursements
-Traitement des bons de réduction, offres promotionnelles ou remises clients
-Préparation de rapports mensuels pour la direction ou les commerciaux

Pré-comptabilité
-Enregistrement des ventes et achats dans un fichier de suivi ou logiciel
-Classement des factures fournisseurs (transporteurs, fournisseurs de meubles, prestataires)
-Suivi des paiements clients et relances en cas de retard
-Préparation des éléments pour l’expert-comptable
-Vérification des écarts de caisse

Outils utilisés à distance (exemples)
-Google Sheets / Excel pour les suivis
-Logiciel de facturation (Henrri, Quickbooks, Evoliz, etc.
-Gmail / Outlook + WhatsApp Business
-Dropbox / Google Drive pour archivage numérique
-CRM ou logiciel de commande (si l’entreprise en utilise un)