Gwenn Mayer

J’aide les dirigeants de startups et PME à optimiser leur temps en prenant en charge leur organisation administrative, opérationnelle et leur support de direction. Mon objectif ? Réduire leur charge de travail pour qu’ils puissent se concentrer sur le développement de leur entreprise.

🔹 Comment je les accompagne :

✅ Assistanat administratif et de direction

Gestion des emails et agendas complexes, préparation de présentations, rapports et contrats, organisation et suivi des déplacements professionnels (réservations, itinéraires, notes de frais), organisation des réunions, rédaction des ordres du jour, comptes rendus et suivi des actions.

✅ Support aux opérations et à l’organisation

Optimisation et documentation des process internes, coordination avec les fournisseurs et prestataires, gestion et suivi des projets transverses pour garantir leur avancement, mise en place d’outils et de méthodes pour fluidifier la communication interne.

✅ Gestion RH & Office Management

Coordination des recrutements (rédaction offre d'emploi, tri des CV, organisation des entretiens), organisation de l’onboarding et de l’offboarding, gestion des notes de frais et des remboursements, organisation des bureaux et supervision du matériel et des fournitures, planification des événements internes pour la cohésion d’équipe.

✅ Pré-comptabilité & administration financière

Traitement des factures clients et fournisseurs, suivi des paiements et relances en cas de retard, suivi des dépenses et classement des pièces comptables, préparation des éléments nécessaires pour l’expert-comptable.

✅ Assistanat personnel

Planification des agendas personnels, organisation d’événements privés, réservations de voyages et d’activités diverses, gestion de certaines démarches administratives personnelles.

- Planification agenda complexe : créer et envoyer sondage, créer la visio ou réserver salle, et planifier l'événement dans l'agenda

- Organisation d'événements : réunions d'équipe, séminaire annuel, célébration digitale...

- Gestion des Congres : Mettre à jour le tableau de suivi des congrès annuels, gérer les inscriptions de l'équipe aux congrès

- Support administratif au niveau projets : gestion des CDA, formalités administratives

- Gestion des achats de l'équipe

- Gestion RH de l'équipe : onboarding/offboarding , temps de présence, collecte d'informations paie, rédaction contrats, rédaction offres d'emploi

- Support à l'OM

Office Manager :

Traitement des achats

Point de contact pour l'environnement local

Colocation bureaux :

- suivi et rapport mensuel sur le budget partagé entre 3 sociétés

- suivi des règlements et de l'équilibre budgétaire

- suivi parc téléphonique et de l'IT partagés

- lien entre les sociétés : organisation des pots , anniversaires

Business Support

Ressources Humaines

- point de contact privilégié avec la société en charge du social

- communication mensuelle des éléments variables de paye

- commande des tickets restaurants, distribution et suivi

- gestion des congés payés et RTT

- assistance aux recrutement au plan administratifs

Comptabilité :

- Point de contact privilégié avec la société extérieure en charge de la comptabilité

- Etablissement des factures clients, enregistrement, suivi des paiements

- Enregistrement des factures fournisseurs

- Tenue des outils de suivi budgétaire

- Gestion administrative et logistique des commandes d’un médicament destiné à des patients atteints d’une maladie rare (Ferriprox), auprès de 120 hôpitaux en France.

Divers :

- tenue des dossiers (papiers et numériques), classement et archivage

- gestion des contacts administratifs entrants et sortants

- rédaction, mise en forme et suivi de documents

- suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques (congrès, meeting, etc)

- coordination des relations avec des partenaire nationaux et internationaux, mise en place des contrats, suivi administratif et des flux financiers

- support aux opérations menées par BlueDil en totale coordination avec les Directeurs et chefs de projets

Assistanat des managers :

- prise de messages et transmission par mail ou par téléphone

- organisation des déplacements

- gestion logistique des réunions en interne et en externe

gestion des agendas partagés

- notes de frais

- traitement du courrier