Virginie Paya

En 11 années de carrière, j'ai eu la chance d'exercer mon activité dans différentes composantes. Cela m'a permis d'enrichir mes compétences et connaissances dans plusieurs domaines.

2011 - Gestionnaire administrative et financière

• Gestion administrative, financière et budgétaire.

2012 à 2019 - Gestionnaire administrative et financière et Correspondante VAE :

• Prise en charge l’ensemble des dépenses de fonctionnement et d’investissement du service,

• Accueil et lien continu avec les usagers,

• Suivi administratif et financier,

• Edition des contrats, conventions et détails de prestations,

• Relance,

• Rédaction de documents (courriers, courriels, notifications de recevabilité, …),

• Saisie des heures enseignants,

• Administratrice du logiciel de gestion pour l’ensemble du service,

• Modifications et créations des contrats, conventions et diplômes, en fonction des nouvelles règlementations,

• Participation à l’amélioration continue du service et à la mise en place d’une démarche qualité (meilleure visibilité auprès des publics et optimisation de l’organisation et des procédures).

Je menais mon travail en autonomie dans le respect de la règlementation des finances publiques.

2012 à 2019 - Secrétaire de direction :

• Gestion du courrier, des agendas et de la communication interne,

• Préparation des réunions et conseils,

• Prise de notes,

• Réalisation, diffusion et compilation des comptes rendus et relevés de décisions.

Ces missions nécessitent d’être en capacité de se concentrer pendant plusieurs heures, de savoir traiter et restituer une information avec rigueur et méthode.

2020 à 2022 - Gestionnaire administrative et financière :

• Accueil et renseignements des usagers,

• Organisation du planning,

• Edition des commandes internes via le logiciel de soumission à distance,

• Contrôle les informations nécessaires à la production et à la facturation,

• Suivi du budget,

• Edition de la facturation interne,

• Contact avec les sous-traitants d’impressions et les autres fournisseurs,

• Elaboration de tableaux budgétaires internes et externes,

• Gestion de la déclaration du dépôt légal imprimeur auprès de la Bibliothèque de Toulouse, les revues des Presses Universitaires du Midi et autres éditions.

Mes attributions étant très diversifiées avec une importante charge de travail qui demande un excellent sens de l’organisation, j’ai réorganisé mes missions et mis en place des procédures.

Dans le cadre d'un emploi jeune, j'ai suivi une formation militaire pour ensuite exercer le poste de gendarme adjoint volontaire sur un emploi administratif dans la gendarmerie. Il m'a été confié la gestion administrative et financière de 350 réservistes, la mise en place et l'organisation de différentes missions.

En collaboration directe avec la directrice de l’entreprise, j’avais pour mission la saisie de divers documents administratifs, la gestion des plannings, la préparation, le suivi et le classement des dossiers. Mes activités comprenaient aussi le filtrage des appels et la prise de rendez-vous des patients sur le logiciel de gestion des plannings des médecins. Une facette commerciale émergeait également de ma profession lorsque j’étais chargée de démarcher les cabinets médicaux en vue de leur proposer nos services pour prendre la responsabilité de leurs plannings de rendez-vous.